シフト管理アプリで希望収集を導入する手順【2026年版】

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「毎月LINEでシフト希望を集めているが、誰が返信したかの確認だけで1時間以上かかる」「紙で集めた希望を転記するたびにミスが出る」——そんな悩みを抱えている店長・担当者は少なくないはずです。

シフト管理アプリの希望収集機能を使えば、従業員がスマートフォンから希望を入力するだけで、管理者側は自動的に集計済みのデータを受け取れます。しかし「アプリを導入したはいいが、希望収集の設定方法がわからない」「従業員にうまく周知できない」という声もよく聞かれます。

本記事では、シフト管理アプリで希望収集を立ち上げる手順を、従業員への周知文テンプレート・設定例・よくある失敗対策まで含めてステップごとに解説します。5名〜50名規模の飲食・小売・介護現場で、今日から実行できる内容に絞って構成しました。

💡 ポイント

この記事は「比較してどれが良いか知りたい」ではなく、「今すぐ導入手順を知りたい」読者向けに構成しています。アプリ選定から初回希望収集の完了まで、通常2〜3日で完結できる内容です。

この記事を読むとできるようになること

導入前後の工数変化（Before / After）

まず、希望収集をアプリ化することで何がどう変わるかを、現場規模ごとに整理します。以下はシフト管理アプリを導入した5〜30名規模の職場で一般的に報告されている変化です（※弊編集部の実操作に基づくものではなく、各社公式サイト・ユーザーレビューをもとに構成しています）。

工程	Before（紙・LINE）	After（アプリ化）	削減効果の目安
希望収集の告知	LINEグループに投稿・口頭で周知	アプリが自動でプッシュ通知を送信	約15分 → ほぼ0分
未回答者の催促	名前リストと照合しながら個別連絡	管理画面で未入力者を一覧表示・一括通知	約30分 → 約5分
希望の集計・転記	Excel・紙シートへの手作業転記	自動集計済み。CSVエクスポートも可能	約90分 → ほぼ0分
シフト確定通知	全員にLINEや口頭で連絡	確定ボタン押下で全員に一括通知	約20分 → 約1分
合計（20名規模の場合）	月あたり約3〜4時間	月あたり約20〜30分	約85%削減

5名以下の小規模店舗では、月の作業時間が「1時間弱 → 10分以内」程度に収まるケースが多く報告されています。一方、30名を超える規模では、紙・LINEでの管理コストが特に大きいため、アプリ化による恩恵もより顕著です。

この手順が向いている職場・向いていない職場

どんな現場でもアプリ化が最適解とは限りません。自社の状況と照らし合わせてください。

業種・状況	向いている	向いていない
飲食・カフェ（アルバイト中心）	◎ スタッフ全員スマホ所持、週単位のシフト変動が多い現場に最適	—
小売・コンビニ	◎ 複数のポジション・時間帯の管理に強い。月1万円以内で導入可能なプランも多い	—
介護・福祉	○ 資格別・ポジション別の管理機能があるアプリなら効果大	60代以上スタッフが多い施設はUI習熟に時間がかかるケースあり
製造業（固定シフト中心）	△ 固定勤務者が多く希望収集の頻度が低い場合は費用対効果が薄い	月1〜2回しか希望収集しない職場は、LINEや紙で十分な場合も
スタッフ3名以下の零細事業者	△ 無料プランで試す価値はあるが、ROIは限定的	口頭・Googleカレンダーで事足りるケースが多い

本記事は主に従業員5〜50名・月予算5万円以内でシフト管理ツールを初導入したい職場を想定しています。

希望収集をアプリ化する前に確認すべき3つの前提条件

従業員のスマホ所持率と年齢層を把握する

シフト管理アプリの希望収集機能は、スタッフがスマートフォンからアクセスすることを前提に設計されています。導入前に以下を確認しましょう。

スマホ所持率：全スタッフの80%以上がスマートフォンを所持していれば、アプリ化の効果を最大限に得られます
年齢層：60代以上のスタッフが半数を超える職場では、UIがシンプルで直感的なアプリを選ぶ必要があります。文字が小さい・操作ステップが多いアプリは、習熟コストが高くなります
通信環境：Wi-Fiのない倉庫・地下など電波の届きにくい職場では、オフライン対応の可否も確認が必要です

⚠ 注意

スマホ非所持のスタッフが複数名いる場合、アプリからのみ希望を収集する運用にするとそのスタッフだけ取り残されます。「アプリ入力＋管理者が代理入力」のハイブリッド運用を最初から設計に組み込んでおくと安全です。

現在の希望収集フローを書き出す（紙・LINE・口頭）

アプリ移行前に、現在の収集フローを一度紙に書き出すことを強くおすすめします。「誰が・いつまでに・どこへ・どんな形式で希望を伝えるか」が曖昧なまま移行すると、ツールだけ変わって運用ルールが整わないという事態になります。

特にLINEグループで収集していた場合の注意点があります。LINEは既読・返信のハードルが低く、スタッフが感覚的に使えるため返信率が高い傾向があります。アプリに移行すると「新しいツールへのログインが面倒」という理由で、最初の1〜2ヶ月は返信率が下がるリスクがあります。これを防ぐため、移行後1ヶ月はLINEとアプリの二重運用を許容し、慣れたタイミングでLINEでの収集を終了するという段階的移行が現実的です。

必要な機能チェックリスト

どの機能が「自社に必須か」を規模別に整理しました。アプリ選定の際のフィルタリングに活用してください。

機能	〜5名	6〜20名	21〜50名
スマホから希望入力	必須	必須	必須
締切日時の設定・プッシュ通知	必須	必須	必須
未入力者の一覧表示・一括催促	あると便利	必須	必須
シフト確定後の全員一括通知	必須	必須	必須
CSVエクスポート	不要	あると便利	必須
複数店舗・部署の一元管理	不要	不要	必須
多言語対応（英語・中国語等）	不要	あると便利	あると便利
勤怠管理システムとのAPI連携	不要	不要	あると便利

【Step 1】アプリを選ぶ：希望収集に強いシフト管理ツールの見極め方

希望収集機能の比較で見るべき5つのポイント

「希望収集機能つき」を謳うアプリでも、実際の操作感は大きく異なります。以下の5点を軸に比較してください。

スタッフが希望を入力するまでのステップ数
スタッフ側の操作が多いほど、入力率が下がります。「アプリを開く → 対象月を選ぶ → 希望を入力 → 送信」の4ステップ以内が理想です。アプリによっては「プッシュ通知をタップ → そのまま入力画面」という2ステップで完了するものもあります。
締切通知の自動化レベル
単に締切日を設定できるだけのアプリと、「締切3日前・当日」に自動でリマインド通知を送れるアプリでは、未入力者への対応コストが大きく違います。公式ドキュメントで「自動リマインド」機能の有無を必ず確認してください。
収集できる希望の種類の柔軟性
「希望休のみ」しか収集できないアプリもあれば、「希望休・出勤可能時間帯・NG曜日・コメント」まで設定できるアプリもあります。飲食業のように時間帯別に人員配置が必要な職場では、時間帯単位での入力が必須です。
管理者側の確認画面の見やすさ
全スタッフの希望をカレンダー表示で一覧できるか、誰が未入力かを色分けで確認できるかは、管理者の作業効率に直結します。無料トライアルでこの画面を必ず確認してから契約してください。
日本語サポートの実態
チャットサポートに対応しているか、日本語ドキュメントが充実しているかも重要です。英語のみのヘルプページや、サポート対応が平日9〜17時のみのサービスは、現場の緊急時に使いにくいことがあります。

規模別おすすめツール早見表

ツール名	月額費用目安	無料プラン	希望収集の操作ステップ数（スタッフ側）	おすすめ規模	評価（5段階）
Airシフト（公式サイト）	無料〜（有料プランは月額3,300円〜、公式サイト記載・税込）	あり（人数無制限）	3ステップ	5〜30名	★★★★☆
KING OF TIME シフト管理（公式サイト）	月額300円/人〜（公式サイト記載・税抜）	なし（30日間無料トライアルあり）	4ステップ	20〜50名	★★★★★
らくシフ（公式サイト）	月額2,000円〜（公式サイト記載・税抜）	なし（14日間無料トライアルあり）	3ステップ	5〜20名	★★★★☆
シフオプ（公式サイト要確認）	月額200円/人〜（公式サイト記載・税抜）	なし（30日間無料トライアルあり）	4ステップ	30〜50名以上	★★★★☆

※価格・機能は公式サイト掲載情報（2026年6月時点）をもとに編集部で整理したものです。最新情報は各公式サイトでご確認ください。

💡 ポイント：規模別「これを選べ」

5名以下・月予算3,000円以内：Airシフトの無料プランを試すところから始める。有料機能が不要なまま使い続けられるケースも多い
10〜20名・月予算5,000〜1万円：らくシフ（10名で月2,000円前後）が費用対効果で優位。UIがシンプルで年齢層が高い職場でも習熟しやすい
20〜50名・勤怠管理も同時に整えたい：KING OF TIME一択。月300円/人で勤怠管理と一体化できるため、30名規模でも月9,000円（税抜）で完結する

月1万円以内で使えるプランの実態

「シフト管理アプリは高い」というイメージを持つ方が多いですが、SMB規模であれば月1万円以内に収まるプランが複数あります。以下に、代表的な費用シミュレーションを示します。

10名 × 月額300円（KING OF TIME）= 月3,000円（税抜）。年間3万6,000円で勤怠管理まで含めて整備できる計算です
20名 × 月額200円（シフオプ最安プラン）= 月4,000円（税抜）。人数が増えるほど単価は下がる設計になっています
Airシフトの無料プラン：人数制限なし、希望収集・シフト確定通知の基本機能は無料で利用可能。ただし公式サイトによると、一部の高度な機能（自動シフト作成・外部システム連携等）は有料プランのみの対応となっています

無料トライアル期間に何ができるかも重要な確認ポイントです。KING OF TIME・シフオプはいずれも公式サイトによると30日間の無料トライアルを提供しており、この期間中に全機能を試せます。実際に従業員数名に希望収集を試してもらい、操作感を確認してから本契約を判断することを強くおすすめします。

【Step 2】初期設定：希望収集フローを5ステップで構築する

2-1. 管理者アカウントを作成し従業員を招待する（所要時間：約15分）

ほとんどのシフト管理アプリでは、管理者がアカウントを作成後、従業員を「招待メール送信」または「QRコード共有」で登録します。

CSVで一括登録する場合の注意点：氏名・メールアドレス・所属グループ（例：ホール、キッチン）の最低3列が必須項目となっているアプリが多いです。Excelから直接CSVに変換すると文字コードがShift-JISになり、日本語の氏名が文字化けすることがあります。保存時に「UTF-8（BOMなし）」を指定することを忘れないようにしてください。

10名以下の場合は、CSVよりも「メールアドレスを1件ずつ入力して招待」のほうが確実で早いケースが多いです。招待メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダへの振り分けが原因であることがほとんどなので、スタッフへの案内文にその旨を記載しておくと混乱が減ります。

2-2. 希望収集期間と締切を設定する（所要時間：約5分）

希望収集の開始日・締切日時を設定します。一般的な運用では「翌月のシフトに向けて、今月20日〜末日の間に希望を入力してもらう」という形が多いです。

締切設定のコツ：締切を金曜23:59に設定すると、月曜の朝にシフト作成を始める際に全員分のデータが揃っている状態になります。土曜・日曜にシフト確認の作業をしたくない場合は、木曜23:59に設定するとよいでしょう。アプリによっては締切の「3日前・1日前・当日」にそれぞれ自動リマインドを送る設定が可能です。この自動リマインドをオンにするだけで、管理者が個別に催促する手間がほぼなくなります。

2-3. 収集できる希望の種類を設定する（希望休・出勤可能時間帯・NG曜日）

収集する希望の種類は、アプリの設定画面で事前にカスタマイズできます。主な設定項目は以下のとおりです。

希望休日：出勤不可の日を選択式で入力（カレンダー上の日付をタップ）
出勤可能時間帯：午前のみ・午後のみ・フルなど選択肢を事前に用意しておく
NG曜日：毎週固定でNGの曜日を登録できる機能があるアプリもある
自由記入欄：「体調不良につき軽作業希望」など個別事情を記入できる欄

⚠ 注意

自由記入欄は最初は閉じておくことを推奨します。開放すると「できれば17時までがいいです」「子どもの行事があります」等の主観的なコメントが大量に届き、管理者がすべて読み取る工数が増えます。選択式のみで運用し、特殊事情がある場合は別途口頭で申告してもらうルールにしておくと管理コストを抑えられます。

2-4. シフト確定後の通知設定をオンにする

シフトを確定した際に、全スタッフへ自動で通知が飛ぶ設定をオンにしておきます。設定画面では通常「通知設定」または「アラート設定」のタブに格納されています。

確認しておくべき項目は以下のとおりです。

プッシュ通知をオフにしているスタッフへの代替手段（SMS・メール通知）が使えるか
スタッフが「シフト変更があった場合」にも通知を受け取れる設定になっているか
管理者側に「全員が確認済みかどうか」を把握できる既読確認機能があるか

2-5. テスト運用（1週間）で動作確認をする

本番稼働の前に、管理者自身と2〜3名のスタッフで実際に希望収集の流れを一度通しで試すことを強くおすすめします。具体的には以下を確認してください。

招待メールを受け取り、スタッフ側でアプリにログインできるか
希望収集の通知が届き、入力画面に問題なくアクセスできるか
希望を送信後、管理者側の画面に正しく反映されているか
締切後、未入力者が管理画面で識別できるか
シフトを確定した際、スタッフ側に通知が届くか

【Step 3】従業員への周知：スムーズな移行のための案内文テンプレート

アプリ移行の失敗原因として最も多いのが、従業員への説明不足です。「なぜ今まで使っていたLINEをやめるのか」「何をどうすればいいのか」が伝わらないと、抵抗感や混乱が生まれます。

以下に、LINEグループやチャットで送れる周知文のテンプレートを用意しました。自社の状況に合わせてカスタマイズして使ってください。

【シフト希望収集の方法が変わります】
〇〇（店名・チーム名）のみなさんへ
来月〇月分のシフト希望から、新しいアプリを使って収集する方法に変更します。
■ 変更する理由

これまでのLINEでの収集は、誰が返信済みかの確認に時間がかかっていました。アプリに変えることで、みなさんの希望をより正確に把握でき、シフト確定も早くなります。
■ やっていただくこと（3ステップ）

1. スマホに「〇〇アプリ」をインストールする（無料）

2. 届いた招待メールからアカウントを作成する（約3分）

3. アプリを開いて希望を入力する（従来のLINE返信と同じ感覚です）
■ 締切

〇月〇日（〇曜日）23:59まで
■ 困ったときは

わからないことがあれば、〇〇（管理者名）までLINEまたは直接声をかけてください。
以上、よろしくお願いします。

〇〇（管理者名）

補足として、60代以上のスタッフが多い職場では、初回のみ紙の「操作手順書」（A4・1枚）を配布すると移行がスムーズです。スクリーンショットつきで「ここをタップ」と示した手順書は、言葉だけの説明よりも習熟が早まります。

【Step 4】初回希望収集の実施と確認

締切前の進捗確認と催促のタイミング

希望収集を開始したら、管理者は締切の2〜3日前に管理画面で未入力者を確認します。多くのアプリでは未入力者が色分き（例：赤表示）で一目でわかります。

この時点で未入力者が全体の30%以上いる場合は、一括リマインド通知を送ります。一括通知機能がないアプリの場合は、LINEグループで「まだ入力されていない方は〇日までにお願いします」と補助的に案内するのが現実的な対処法です。

初回は「紙・LINEとの二重運用」を許容する

初回の希望収集では、スマホ操作に不慣れなスタッフからLINEや口頭で希望が届くことを想定しておくと安心です。その際は管理者がアプリ上で「代理入力」を行います。ほとんどのアプリでは管理者が任意のスタッフの希望を代わりに入力できる機能があります。

「アプリに入れてくれた希望」と「LINEで送ってきた希望」が混在しないよう、代理入力したスタッフには「アプリから入力済みです」と一言伝えておくと二重登録を防げます。

【Step 5】希望確認・シフト確定・通知

希望データをもとにシフトを組む際の注意点

全員の希望が揃ったら、シフトの作成に入ります。この段階でのポイントは以下です。

希望通りにシフトを組めない場合は早めに個別連絡：全員の希望を100%反映することは現実的に難しい日もあります。アプリのシフト確定前に、調整が必要なスタッフへは個別にメッセージを送っておくと、確定後のトラブルが減ります
「シフト確定」ボタンを押すタイミングを決める：確定ボタンを押すと全員に通知が届くため、修正が必要な場合は確定前に行うことが大切です。確定後に変更が発生した場合の連絡ルール（誰が・何で連絡するか）も事前に決めておきましょう

💡 ポイント

シフト確定後、スタッフが自分のシフトをいつでも確認できる状態になることが、アプリ化の最大のメリットの一つです。「シフト表が職場に貼ってないとわからない」状態から「いつでもスマホで確認できる」状態になることで、スタッフからの「自分のシフトはいつから？」という問い合わせ自体がなくなる現場が多いです。

よくある失敗パターンとその対処法

失敗パターン	原因	対処法
招待メールが届かないと言われる	迷惑メールフォルダへの振り分け	案内文に「迷惑メールを確認してください」と明記する
締切になっても入力率が50%以下	スタッフへの周知不足・操作不明	初回はLINEと二重運用し、徐々にアプリ単独に移行
CSVインポートで氏名が文字化けした	CSVの文字コードがShift-JIS	UTF-8（BOMなし）で保存し直してインポート
スタッフが希望を入力したが管理者側に反映されない	「送信」ボタンを押していない（入力のみで完了と勘違い）	操作手順書に「最後に送信ボタンを必ず押す」と強調して記載
シフト確定後に変更が続発し混乱	確定前の調整が不十分	希望と乖離するスタッフへ確定前に個別連絡するルールを設ける

導入前に解決すべき前提

ここまで導入手順のメリットを解説してきましたが、シフト管理アプリによる希望収集が適さないケースも正直に示します。

固定シフトが多い職場（週5日・9〜18時などが固定）

従業員全員が固定シフトで、月に1〜2回しかシフト変更が発生しない職場では、アプリ導入のコストに対して得られる効果が薄いです。この場合はGoogleカレンダーの共有や、グループウェア（Chatwork・Slackなど）のスプレッドシート連携で十分に管理できます。

月間処理件数が1,000件を超える大規模チェーン店

本記事で紹介しているSMB向けのアプリ（Airシフト・らくシフなど）は、月額費用が低い分、複数店舗の一元管理・高度な自動シフト作成・給与システムとのAPI連携といった機能が限定的なことがあります。複数店舗・100名以上の規模になると、シフオプやGROOVE Xのような中〜大規模向けサービスのほうが年間コストで有利になるケースがあります。

たとえば、50名規模で月200円/人のプランを使うと年間コストは12万円（税抜）です。一方、同規模で中規模向けプランに移行すると月額固定30,000円（年間36万円）となる製品もあります。ただし、中規模向け製品は自動シフト作成や複雑なルール設定に対応しているため、管理者の作業時間が月10時間以上削減できるなら、移行工数を考慮しても12ヶ月以内に投資回収できる計算になります。

IT機器の利用自体に抵抗がある職場

「スマホは持っているが、新しいアプリを入れることに抵抗感のある年配スタッフが多数いる」という職場では、移行に通常の2〜3倍の時間がかかると見込んでおく必要があります。この場合は「全員のアプリ移行」を最初のゴールにせず、若手スタッフのみアプリ・年配スタッフは引き続き紙やLINE・管理者が代理入力というハイブリッド運用から始め、1〜2年かけて全員移行を目指す段階的アプローチが現実的です。

日本語サポートの実態：他メディアが触れない比較軸

競合記事の多くは機能と価格の比較に終始しており、日本語サポートの実態についての情報がほぼ見当たりません。実際に導入してから困るポイントとして、サポート体制は非常に重要な比較軸です。

ツール名	日本語ドキュメントの充実度	チャット・メールサポート	電話サポート
Airシフト	充実（リクルートが運営・ヘルプページが豊富）	メール・チャット（有料プランのみ）	なし
KING OF TIME	非常に充実（動画マニュアルあり）	メール・チャット（全プラン）	あり（公式サイト記載）
らくシフ	標準的（FAQあり）	メールのみ	なし
シフオプ	充実（業種別ガイドあり）	電話・メール・チャット（プランによる）	あり（有料プランのみ）

電話サポートを重視する場合、KING OF TIMEとシフオプ（有料プラン）が選択肢になります。一方、「コストを抑えたい・困ったときは自分でヘルプページを調べられる」という場合はAirシフトの無料プランで十分対応できます。

選択肢の絞り込み方

✅ まずアプリを試したい・コストをかけたくない（5〜20名）→ Airシフト無料プラン

無料プランで希望収集・シフト確定通知の基本機能が使えます。初めてシフト管理アプリを導入する職場なら、まずここから試して運用が定着したら有料プランや別ツールへの移行を検討する流れが最もリスクが低いです。

✅ 勤怠管理も同時に整えたい・サポートを重視する（20〜50名）→ KING OF TIME

月300円/人でシフト管理と勤怠管理を一体化できるため、30名規模で月9,000円（税抜）という費用感は非常に合理的です。公式サイトによると動画マニュアルと電話サポートが充実しており、IT操作に慣れていないスタッフが多い職場でも安心して導入できます。

✅ シンプルなUIで年配スタッフも使いやすいものを探している（5〜20名）→ らくシフ

名前の通り「楽に使えること」を設計思想に置いており、スタッフ側の操作ステップが少ないと公式サイトでも強調されています。14日間の無料トライアルで実際のUIをスタッフに体験してもらってから判断できます。

まとめ：今日から始める希望収集アプリ化の最初の一歩

シフト管理アプリでの希望収集導入は、大掛かりなシステム移行ではありません。本記事で解説した手順を振り返ると：

自社の規模・スタッフのスマホ利用状況・必要機能を整理する（1日）
アプリを選んで無料トライアルを開始する（数時間）
管理者アカウント作成・従業員招待（約15分）
希望収集期間・締切・通知を設定する（約5分）
従業員へ周知文を送る（本記事のテンプレートを活用）
初回希望収集を実施し、未入力者をリマインド
シフトを確定し全員に一括通知

この7ステップは、最短2〜3日で完結できます。月3〜4時間かかっていた希望収集・集計・催促の作業が月30分以内に収まれば、年間で30時間以上の管理業務が削減できる計算です。まず無料トライアルから試してみることをおすすめします。

編集部より

シフト管理アプリの希望収集機能は「入れるだけ」では定着しません。従業員への周知・締切設定・リマインドの組み合わせが運用の成否を分けます。本記事では実際の操作手順と案内文テンプレートを用意しました。まずStep2の初期設定から着手してみてください。

— Tech Picks 編集部｜最終確認: 2026年6月

Tech Picks 編集部

AK合同会社が運営するIT・SaaS比較メディア「tech-picks」の編集チームです。ITコンサルティング・システム開発の実務経験を持つメンバーが執筆・監修しています。記事は公式ドキュメント・料金ページの一次情報確認、可能な限りの実機テスト、複数ソースの照合という手順で検証し、価格・機能の変更は定期的に反映しています。評価は「機能充実度／コストパフォーマンス／使いやすさ／サポート品質／セキュリティ」の5軸。アフィリエイトプログラムに参加していますが、広告収益が評価やランキングに影響することはありません。詳しい評価基準は「編集チーム・評価基準」ページに掲載しています。